Operasyon Departmanı – Bölgesel Sorumluluk ve Yeni İşleyiş

Yürürlük tarihi: 16.08.2026
Bu düzenleme, aksi yönde yeni bir duyuru yayınlanana kadar geçerlidir.

1. Amaç ve Temel Prensip

Operasyon departmanında iş takibinin daha hızlı, şeffaf ve sahipliği net bir yapıda ilerlemesi amacıyla bölgesel sorumluluk sistemine geçilmiştir.

Yeni yapıda her operasyon sorumlusu, kendisine tanımlanan bölge içerisindeki operasyonların uçtan uca takibinden, koordinasyonundan, zamanında sonuçlandırılmasından ve oluşabilecek problemlerin çözümünden doğrudan sorumludur.

Bir işin farklı taşıma modları, farklı tedarikçileri veya birden fazla operasyon adımı içermesi, bölgesel sorumluluğu ortadan kaldırmaz. İlgili operasyon sorumlusu, kendi bölgesindeki işin bütününü sahiplenir ve gerekli tüm tarafları koordine eder.

2. Bölgesel Sorumluluk Dağılımı

CIS

Kapsam: Kazakistan, Özbekistan, Türkmenistan, Rusya ve ilgili CIS ülkeleri

• Ana sorumlu: Hakan Yıldırım

• Ekip: Boris Tukmachev, Talha Durak

• Talha Durak ve Boris Tukmachev, CIS operasyonlarında Hakan Yıldırım koordinasyonunda çalışacaktır.

• Ekip üyeleri birbirlerinin backup'ı olacaktır. Bu nedenle açık işler, kritik tarihler, bekleyen aksiyonlar ve operasyonel riskler ekip içerisinde sürekli görünür tutulmalı; bir kişinin yokluğu iş takibinde kesintiye yol açmamalıdır.

Türkiye & Middle East

Kapsam: Türkiye, Irak, Suudi Arabistan ve diğer Middle East ülkeleri

• Türkiye içi: Emir Yalbuz, Serdar Durmuş

• Türkiye ve Middle East Export & Transit Operasyonlar: Kerem Keskin

• Orkun Yıldız ve Serdar Durmuş, Emir Yalbuz koordinasyonunda çalışacaktır.

Türkiye ve Middle East kapsamındaki işlerde sorumluluk, operasyonun niteliğine göre yukarıdaki görev dağılımına uygun şekilde yürütülecektir.

Afrika İç Operasyonlar

• Sorumlu: Meltem İçin

Afrika bölgesindeki operasyonların uçtan uca koordinasyonu ve takibi Meltem İçin sorumluluğundadır.

Avrupa Bulk Yüklemeler

Avrupa'dan gerçekleştirilecek bulk yüklemeler, operasyon ekibinin mevcut iş yükü ve müsaitliği dikkate alınarak operasyon sorumlularına ayrıca atanacaktır.

3. Operasyon Sorumlusunun Uçtan Uca Sorumluluk Alanı

Her operasyon sorumlusu, kendi bölgesinde gerçekleşen operasyonların tamamından doğrudan sorumludur. Bu kapsam aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere;

• ürünün teslim alınması ve teslimat koordinasyonu,

• satın alma ve satış şartlarına uygunluk kontrolü,

• ürünün miktar, kalite, ambalaj ve operasyon şartlarının kontrolü,

• paketleme, big-bag/bulk dönüşümü ve yeniden paketleme süreçleri,

• istifleme, elleçleme ve saha operasyonları,

• depo / antrepo kiralama ve depo operasyonlarının takibi,

• stok kontrolü ve stok doğruluğu,

• gümrükleme süreçleri,

• operasyonel dökümantasyon,

• analiz, survey ve gözetim organizasyonları,

• denizyolu, karayolu ve demiryolu taşımalarının organizasyonu,

• operasyonel alternatif ve çözüm geliştirilmesi,

• gecikme, hasar, eksiklik, uygunsuzluk veya benzeri problemlerin takibi ve çözümü

konularını kapsar.

Temel ilke: Kendi bölgesinde gerçekleşen bir iş veya problem için ilgili operasyon sorumlusu konunun sahibidir. Sorunun çözümü için başka departmanların, tedarikçilerin veya yöneticilerin desteğine ihtiyaç duyulması, operasyon sorumlusunun takip ve koordinasyon sorumluluğunu devretmez.

Ürün teslim alındığında, ürünün ilgili satın alma ve satış koşullarına uygunluğu kontrol edilmelidir. Herhangi bir uygunsuzluk halinde ilgili satış, satın alma ve yönetim tarafları gecikmeksizin bilgilendirilmeli ve aksiyon süreci operasyon sorumlusu tarafından takip edilmelidir.

4. Tedarikçi Bulma, Teklif Toplama ve Onay Süreci

Yeni işleyiş kapsamında her operasyon sorumlusu, kendisine yönlendirilen iş veya proje için ihtiyaç duyulan operasyonel hizmetlerde kendi tedarikçi alternatiflerini araştırmak, uygun firmaları belirlemek ve teklifleri toplamakla sorumludur.

Toplanan teklifler ve alternatif operasyon modelleri, değerlendirme ve onay için Ceren Yardımcı'ya sunulacaktır.

Operasyon sorumlularından yalnızca gelen talebi uygulamaları değil; maliyet, süre, operasyonel güvenlik ve uygulanabilirlik açısından alternatif üretmeleri ve mümkün olan en iyi çözümü önermeleri beklenmektedir.

5. İş / Proje Başlangıç Toplantısı

İlgili operasyon sorumlusu, kendisine iletilen her yeni iş ve proje için aşağıdaki tarafların katılımıyla bir başlangıç / koordinasyon toplantısı organize edecektir:

• ilgili satış veya satın alma sorumlusu,

• Ceren Yardımcı,

• Nurettin Bayraktar,

• ilgili operasyon sorumlusu.

Bu toplantıda operasyon sorumlusu;

1. çalışmayı planladığı tedarikçileri ve alternatiflerini,
2. aldığı teklifleri,
3. önerdiği operasyon modelini,
4. ihtiyaç duyduğu bilgi, belge ve ticari şartları,
5. satış / satın alma ekibinden beklediği aksiyonları,
6. öngördüğü operasyonel riskleri ve çözüm alternatiflerini

sunacaktır.

Sipariş veya işle ilgili eksik bilgi, karar ihtiyacı veya beklentiler bu toplantıda ilgili satış / satın alma sorumlusuna açık şekilde aktarılmalıdır. Operasyonun ilerleyen aşamalarında ortaya çıkabilecek gecikmeleri önlemek amacıyla kritik konuların iş başlangıcında netleştirilmesi operasyon sorumlusunun sorumluluğundadır.

6. İş Takibi ve Backup Sistemi

Her operasyon sorumlusu kendi açık işlerini, bekleyen aksiyonlarını ve kritik tarihlerini güncel şekilde takip etmekle yükümlüdür.

Backup sistemi yalnızca izin veya yokluk durumlarında devreye giren pasif bir sistem değildir. Aynı bölge içerisinde çalışan ekip üyelerinin kritik operasyonları ve mevcut durumu birbirlerinin işini gerektiğinde devralabilecek seviyede bilmeleri beklenmektedir.

Bu nedenle;

• kritik gelişmeler ekip içinde paylaşılmalı,

• bekleyen aksiyonlar görünür olmalı,

• operasyon dosyaları ve yazışmalar düzenli tutulmalı,

• izin / seyahat / toplantı öncesinde gerekli devir yapılmalı,

• backup olan kişinin işi sıfırdan öğrenmek zorunda kalacağı bir çalışma düzeninden kaçınılmalıdır.

7. Sorumluluk ve Eskalasyon Prensibi

Bir operasyonun ilgili bölgeye atanmış olması, aynı zamanda o işin takibinin de ilgili operasyon sorumlusuna ait olduğu anlamına gelir.

Operasyon sorumlusu;

• problemi tespit etmek,

• gerekli tarafları bilgilendirmek,

• çözüm alternatiflerini oluşturmak,

• karar gereken noktaları zamanında eskale etmek,

• alınan kararın uygulanmasını takip etmek ve

• konu sonuçlanana kadar süreci sahiplenmek

ile yükümlüdür.

Problemin bildirilmiş olması tek başına sorumluluğun tamamlandığı anlamına gelmez. Konu kapanana kadar takip sorumluluğu ilgili operasyon sorumlusundadır.

8. Organizasyon Şeması

flowchart TD
    CY[Ceren Yardımcı<br/>Teklif / Alternatif Onayı] --> CIS[CIS]
    CY --> TRME[Türkiye & Middle East]
    CY --> AFR[Afrika İç Operasyonlar]
    CY --> EUR[Avrupa Bulk Yüklemeler]

    CIS --> HY[Hakan Yıldırım<br/>Ana Sorumlu]
    HY --> BT[Boris Tukmachev]
    HY --> TD[Talha Durak]
    BT -. Backup .- TD
    BT -. Backup .- HY
    TD -. Backup .- HY

    TRME --> EY[Emir Yalbuz<br/>Türkiye İçi Nakliye Koordinasyonu]
    EY --> SD[Serdar Durmuş]
    EY --> OY[Orkun Yıldız]
    TRME --> KK[Kerem Keskin<br/>Export / Transit / Middle East]

    AFR --> MI[Meltem İçin]

    EUR --> AV[Operasyoncuların<br/>Müsaitliğine Göre Atama]

9. Kısa Sorumluluk Matrisi

Beklenti: Her ekip üyesinin kendi sorumluluk alanında yalnızca verilen işi tamamlaması değil; operasyonu sahiplenmesi, riski önceden görmesi, alternatif üretmesi ve konuyu sonuçlanana kadar takip etmesi beklenmektedir.